Politique de location de salles

Politique de location de salles

1.    Objectifs

La présente politique a pour but d’édicter les règles et les procédures pour louer une salle de  la  Municipalité.  L’objectif  étant  d’effectuer  une  gestion  saine  et  équitable  des infrastructures et des équipements de la Municipalité et ainsi offrir un service de qualité aux citoyens et aux organismes.

Plus spécifiquement, la politique vise à :

·    Établir clairement l’obligation des locataires;

 ·    Assurer  une  allocation équitable de ressources mises à la disposition des organismes, regroupements et individus;

·    Fixer les coûts de location.

2.    Application de la politique

La présente politique s’applique dès qu’un prêt ou une location de salle est effectué. De plus, de façon non limitative, les édifices visés par la politique sont:

·    Édifice P.-Benoît 

·    Centre des Roches

·    Presbytère de Grondines / local du 2^e étage

·    Salle de pastorale du Couvent (pour les organismes locaux seulement) 

3.    Priorité de location

 La Municipalité applique le principe du premier arrivé, premier servi. La Municipalité a priorité à l’utilisation des locaux se trouvant pour les besoins de ses divers services ainsi que pour les activités et événements qui sont priorisés dans sa programmation.

La Municipalité se réserve le droit d’annuler un prêt ou une location.

4.    Conditions et contrat de location

Le locataire doit signer le contrat et acquitter la location dans les 7 jours suivant la demande de réservation et, avant la date de location. Lorsqu’une demande de location est déposée  et  qu’un  solde  est  dû  à  la  Municipalité  par  ce  même  usager,  personne  ou organisme,  ce  montant  incluant  les  pénalités,  doit  être  acquitté  entièrement  avant d’autoriser une nouvelle location.

La Municipalité se réserve le droit de refuser certaines demandes de location si elle juge, suivant une analyse neutre et non discriminatoire, que le statut du demandeur et/ou le caractère et/ou la nature des activités associées à la location ou au prêt d’une salle vont à l’encontre des valeurs préconisées par la Municipalité et/ou des objectifs de la présente politique et/ou présentent des risques liés à la sécurité publique. La Municipalité peut exiger des conditions particulières qu’elle juge nécessaires à la location sécuritaire d’une salle, à la préservation des lieux et à l’ordre public et peut refuser toute location.

Lorsque cela est exigé, tout locataire de la salle devra fournir une preuve d’assurance responsabilité pour la tenue de son activité.

5.    Clés

Le locataire est responsable de se procurer la clé à la réception de l’Hôtel de Ville, s’il y a lieu le dernier jour ouvrable qui précède la location sur les heures de bureau. Le Locataire doit  remettre  la  clé  à  la  réception  de  l’Hôtel  de  Ville  (120,  rue  Saint-Joseph  à Deschambault-Grondines) le lendemain de l’activité ou déposer dans la chute prévue à cet effet à l’extérieur dudit bâtiment dans une enveloppe scellée portant son nom et la date de retour.  Dans  l’impossibilité  de  retourner  la  clé  dans  ces  délais,  il  est  nécessaire  de préalablement prendre entente avec le secrétariat de l’Hôtel de Ville.

En  cas  de  perte  de  ladite  clé,  le  Locataire  devra  défrayer  les  frais  encourus  par  la Municipalité pour la remplacer.

6.    Responsabilités du locataire

Le locataire s’engage à :

·    Monter et démonter la salle;

·    S’assurer au moment de quitter les lieux :

• Vider et nettoyer la salle, les comptoirs, les planchers et les toilettes.
•  Vider le réfrigérateur de tout breuvage et nourriture n’appartenant pas à la Municipalité (ceci inclut le matériel et les accessoires liés à un service de traiteur);
•  Que les déchets et les matières recyclables soient disposés dans les bacs respectifs à l’extérieur prévus à cet effet
•  Que les portes sont fermées et barrées adéquatement et que les fenêtres, les robinets et les lumières sont fermés.

 ·    Se procurer tous les permis requis (Régie des alcools, des courses et des jeux, MAPAQ, etc.) selon les activités prévues.

 ·    Toute utilisation du défibrillateur doit être rapportée à la Municipalité au terme mde la location.

En tout temps, il est INTERDIT :

 ·    Le locataire s’engage à ne pas prêter la clé, à ne pas faire de copies de la clé, à ne pas divulguer son code d’accès et/ou son code d’identification.

 ·    Il est strictement interdit de déplacer le mobilier et les équipements à l’extérieur du bâtiment.

 ·    De sous-louer ou prêter en tout ou en partie, les locaux loués, de les utiliser en dehors des heures stipulées au contrat. De plus il est interdit de pénétrer dans les pièces autres que celles louées ou stipulées au contrat;

 ·    D’outrepasser  la  capacité  des  salles  indiquée  dans  le  tableau  Tarification et équipement des salles en annexe;

 ·    De fumer dans les bâtiments où se trouvent les salles louées ou prêtées. Le locataire doit  s’assurer  que  la  Loi  sur  le  tabac  et  tout  autres  lois  applicables  soient respectées;

·    De coucher dans les bâtiments où se trouvent les salles louées ou prêtées;

 ·    Les  décorations  de  murs  ou  autres  doivent  être  fixées  à  l’aide  d’adhérent  qui n’endommage pas la peinture et doivent être enlevées dès la fin de la location;

·    D’apporter  ou  utiliser  des  matières  hautement  inflammables  ou  dégageant  une flamme nue, telles que chandelles, sapins naturels, balles de foin, etc.

 Le locataire assure seul la responsabilité de toutes réclamations de quelques natures que ce soit, pour objets perdus, disparus ou volés. Pour tous les dommages et accidents à la personne ou la propriété ou pouvant provenir de toutes autres causes pendant la durée du contrat. Le locataire libère expressément la Municipalité de toutes responsabilités à cet égard.

7.    Frais supplémentaires de location

Advenant un bris de matériel causé par le locataire et/ou ses invités, une intervention spécifique d’un employé de la Municipalité (ex; oubli de clé, déclenchement du système d’alarme) ou encore en cas de dommage causé aux lieux et/ou équipements nécessitant réparation, achat ou travaux, une facture sera envoyée au locataire pour la valeur du matériel et/ou de la réparation. Le locataire s’engage à couvrir tous les frais reliés à ce dommage.

De plus, des frais supplémentaires pourraient s’ajouter si la salle est laissée en mauvais état de propreté ou dans un état jugé non satisfaisant par la Municipalité. La Municipalité se réserve le droit de refuser toute demande ultérieure de location par un locataire visé par un tel cas.

L’utilisation de matériel pouvant interagir avec les systèmes de détection et de protection incendie pourrait être susceptible d’une intervention non prévue par un employé de la municipalité ou des services d’urgence. Dans un tel cas, les frais supplémentaires seront entièrement à la charge du locataire.

 8.    Tarification pour la location

Moins de trente (30) jours avant la location, aucun remboursement des frais de location.

9.    Organisme à but non lucratif de la Municipalité

La  Municipalité  offre  gratuitement  les  locaux  aux  organismes à  but non lucratif de Deschambault-Grondinesdont le siège social est à  Deschambault-Grondines, selon la disponibilité des  locaux. Ces organismes doivent cependant assumer les mêmes responsabilités et obligations prévues au contrat de location.

10.  Responsabilités et dommages

La  Municipalité se réserve le droit de résilier tout contrat ou d’interrompre, sans indemniser le locataire, toute activité ne respectant pas les clauses qui précèdent.

La Municipalité se réserve le droit de refuser toute demande ultérieure de location par un locataire qui n’aurait pas respecté les clauses énumérées dans le présent contrat.

La Municipalité se dégage de toute responsabilité lors de la location ou le prêt de salle, tels que vols et accidents.

11.  Entrée en vigueur

La présente politique est applicable à compter du jour de son adoption par le conseil municipal, par l’entremise de  la  résolution 071-03-24 et remplace toute politique antérieure.